实战讲标系列1:应标PPT内容量模式及简析

 SYSVS   IT售前培训 4月26日

文|吴柏臣

最近,某公司老总一直抱怨自己公司售前讲标很垃圾,怎么个垃圾法,他也讲不出来,只是抱怨:我们花了一周时间准备精良的PPT,让公司口才最好的人去讲标,上台后要么囫囵吞枣,要么照本宣科。我就说你给我看看你们讲标的PPT是什么样?于是他给我看了3个最近的讲标PPT,都是500万以上的项目。

刚打开第一个PPT的时候,我就有一种不详预感,内容是不是有点多,因为打开很慢。果然不出所料,一套PPT下来27页又是动画又是大图,其他几个PPT都是20多页。

我问:你们讲标时间多长?

他说:不一定,一般10分钟讲标,5分钟答疑。

嗨——,这种体量的胶片量已经远超我的预期了。虽然讲标需要林林总总各种条件,但你10分钟讲这么多张PPT,搞砸你的讲标是属于大概率事件啊。

这家公司讲标失败或许很多原因,但是今天,我就聚焦一个话题,探讨应标PPT内容量的组织模式,也就是通常我们讲标多少张PPT合适?解决这个问题或许能抹平我们很多讲标的弊端,比如:解决内容组织紊乱问题、讲标时间太赶蜻蜓点水问题、专家嫌烦中途打断问题、内容过多导致言多必失问题。

这或许是做好讲标的第一步,选择错误或许你会走上一条艰辛的讲标之路。

 

首先我要说明一点,就是很多人在做应标PPT的时候,根本没有思考应标的首要情形。应标要考虑的情形有哪些呢,有同学说:标书需求,专家喜好,特色亮点。但这些内容老司机都考虑到了,已经都形成最佳实践了(我限于篇幅不在本文详述)。但有一个在我看来是非常重要、首要的应标情形没有考虑过,或者想过但没有想清楚的情形。那就是讲标时间啊。

 

1.讲标:时间的考验

讲标时间就是那一只看不见的手,无论多么精良的准备,这只看不见的手可以翻手为云覆手为雨。为何这么说呢?就是讲标时间一般都不长。不算答疑部分,光讲标多则25分钟,少则5分钟。大部分都是10-15分钟纯讲标时间。这种苛刻的时间下,对我们应标PPT的准备影响比想象的要深远的多,我们很多售前有过因为准备内容过多,耗时太长导致专家中途叫停匆匆下台的情形;也有很多售前摆弄太多功能,走马观花,导致专家印象不深的经历。这些问题的源头或许就是没有从应标讲标的时间维度来考量(感概一下,以前讲标动不动就超过半小时以上的美好岁月一去不复返了。)。

下面呢,我就从时间的角度出发来理一理应标PPT的纲要。

时下,我们投标操刀手要关注的主要两种应标PPT模式:

1应标PPT完整模式

2应标PPT极简模式

如图所示:

应标PPT完整模式:

这个模式分两块,一块是公司介绍,一块是方案设计。公司介绍做了一个简单的区分:分领导企业或成长企业。领导企业就是行业内该领域前三名的或实力非常雄厚的企业。成长企业就是非领导企业。大家可以按这个思路去写。一共4张PPT。

解决方案呢,分为六块:标书理解及需求分析,1张PPT搞定。软件(硬件)整体架构最好一张PPT,功能特色与亮点依情形5-8张PPT。剩下的产品配置功能列表,服务,综合优势及承诺各一张PPT,这里10-13张PPT。

所以一共:14-17张PPT。

 

应标PPT极简模式:

这个就简单了,公司介绍就2张PPT搞定。方案设计部分除了功能特色与亮点以外,其他都是一张PPT,功能特色与亮点5-8张,这样这块8-11张PPT。

所以一共:10-13张PPT。

 

2.应标PPT完整模式和极简模式对比分析

这两种模式哪个更好,一直有争论,没关系,我给大家捋一捋。

在捋之前,我告诉大家,应标PPT纲要的设计,没有完美的,只有合适的。有没有最合适的?大部分情形是没有的。在某些议标的场合或某些关键投标是有的。甚至给你半天的时间交流,我以前在做运营商,讲标时间就是半天时间,但现在已经非常罕见了。绝大部分是没有的。

另外,有同学会问,后面两种模式可以增加客户案例应用吗?这里的客户案例不是案例罗列,而是简单剖析一个案例过程,这个可能是一个双刃剑:增加,压缩方案设计的讲解时间,案例如果不典型、不算太成功反而挨批,当然也有好处,就是吸引客户,显示有实际经验嘛,靠谱,讲起来也比较生动,这就是好的一面。所以我认为超过15钟以上的讲标可以讲一个典型案例。

下面,我们假设专家给你的演讲时间是10分钟,我们来看,我们怎么选择其中一个模式,如图所示:

大家仔细看这张图表,两种方法都各有利弊,那么我到底该如何选择呢。

这里呢,我给大伙看看应用场合。

完整模式适合:讲标时间大于10分钟的,适合场控能力强,讲标经验丰富的选手。

极简模式呢,适合讲标时间小于等于10分钟的,且场控弱,讲标经验相对欠缺的选手。

当然以上两种模式,都需要我们很好发挥,按轻重缓急来分配演讲时间(有些PPT稍微详述,有些稍微简述)。

但这里记住一点:就是10分钟是一个分水岭。两种模式都可以用。那就看你的水平和经验,以及习惯和喜好了。如果是我,我选择上面这种完整模式,因为我讲的时候,其实专家还可以看,他看也是一种吸收。所以10分钟还是有可为的。

当然,这个问题和道理,搞清楚了就可以了,至于选择,你可以根据自己的情形来做主。

讲到此处,我们还要留有后招,那就是:可以在讲标目录里额外留下一份详细PPT,里面内容稍微丰富一些,比如30多页的内容,或录制的演示片段,防止客户深度提问,一旦提问,可以找到这些ppt,或片段展示给客户看(但是这个内容不要作为讲标用)。

了解至此,回到这个客户的3个讲标案例。10分钟讲标,如果准备20多张PPT,平均30秒不到一张PPT,你知道很多复杂PPT里面内容换成文字至少超过800字,你还要求讲得特别棒,是不是感觉很荒唐,这得多牛叉的水平才能驾驭得了,如果他能驾驭,那以他的水平会甘心在你手下做一个售前?

所以,我们在抱怨之前,一定要先找到问题。

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